Prozedur

Unsere Gründe für die Prozedur

Der dargestellte Prozessablauf für ein Warenhandelsgeschäft ist in optimaler Version dargestellt und sollte innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen sein. Dies ist auch notwendig, da Lieferanten Preiszusagen einhalten müssen und entsprechende Ware vorhalten müssen.
Mit diesem Prozess soll sichergestellt werden, dass im Voraus allen am Prozess beteiligten Parteien die Konditionen und Bedingungen für ein Warenhandelsgeschäft klar und verständlich sind und akzeptiert werden, bevor schriftliche und rechtlich verbindliche Zusagen gemacht werden.
Die Verfahren begünstigen weder den Käufer noch den Verkäufer, sondern dienen ausschließlich dem erfolgreichen Abschluss der Transaktion.
Es ist üblich, dass bei diesen Warengeschäften Vermittler und Agenten eingeschaltet sind und sich Kunde und Lieferant erst bei Vertragsunterzeichnung voneinander erfahren.

1. LOI (Letter of Intent)

Ein vollständig ausgefüllter LOI (Letter of Intent) des Käufers enthält alle Produktinformationen mit entsprechenden Spezifikationen und zu welchen Konditionen (Zahlungsbedingungen, Lieferkonditionen, etc.) der Käufer bereit ist, diese zu kaufen.
Dieser wird von dem Verkäufer geprüft und er kann entscheiden, ob er die Käuferbedingungen erfüllen kann oder mit welchen Abweichungen. Der Käufer wird darüber entsprechend informiert.
Käufer und Lieferant haben nun die Möglichkeit, oft auch durch Mittelmänner, die Anforderungen und Bedingungen zu verhandeln, um eine Einigkeit im beiderseitigen Interesse herbeizuführen. Sollte es zu keiner Einigung kommen, verfällt der LOI und der Prozess ist bereits in dieser frühen Phase als gescheitert anzusehen.

In einigen Fällen kann der Lieferant in dieser frühen Phase des Prozesses zusätzlich die Bankinformationen des Käufers verlangen, da normalerweise nur LCs (Letter of Credit) von WORLD TOP 50-Banken von Verkäufern akzeptiert werden.

2. SCO (Soft Corporate Offer) oder FCO (Full Corporate Offer)

Da bezüglich sämtlicher Spezifikation und Konditionen entsprechend dem LOI (Letter of Intent) Einigkeit zwischen Käufer und Verkäufer erzielt werden konnte, und alle beteiligten Parteien diese verstanden haben, erhält der Käufer vom Verkäufer einen SCO (Soft Corporate Offer) oder FCO (Full Corporate Offer). Darin werden in der Regel auch weitere Prozesse bezüglich des Zustandekommen eines Kaufvertrages, Lieferung und Zahlung beschrieben.
Dem Käufer wird in der Regel 3 bis 5 Tage Zeit gegeben, um den SCO (Soft Corporate Offer) oder FCO (Full Corporate Offer) unterzeichnet und gestempelt zurück zu senden und um alle Vorbereitungen für den nächsten Schritt (Punkt 3.) einzuleiten.

3. ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order)

Innerhalb eines Zeitraums von 3 bis 5 Tagen muss der Käufer einen ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order) ausstellen, in dem sämtliche vereinbarten Spezifikationen, Konditionen und Prozesse nochmals beschrieben sind und damit seine feste Kaufabsicht ausdrückt.
Zusammen mit dem ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order) hat der Käufer ein POF (Proof of Funds) in Form eines BCL (Bank Comfort Letter) oder RWA (Ready, Willing & Able), einen DLC / LC Draft, Kopie des Unternehmensregister und eine Kopie des Reisepasses des Käufers an den Verkäufer zu übermitteln.

4. SPA (Sales & Purchase Agreement)

Nach Erhalt des ICPO (Irrevocable Corporate Purchase Order) und des POF (Proof of Funds) des Käufers, werden diese Dokumente durch den Verkäufer geprüft und der Käufer erhält zeitnah einen entsprechenden SPA (Sales & Purchase Agreement) in Form eines vorläufigen Entwurfs. Voraussetzung dafür ist ein dem Vertragsumfang entsprechender positiver POF (Proof of Funds).
Der Käufer hat im Allgemeinen einen Zeitrahmen von 48 Stunden, um den Vertragsentwurf zu prüfen. Unklarheiten müssen an dieser Stelle zum beiderseitigen Einverständnis schnellstmöglich geklärt werden.
Besteht beiderseitiges Einverständnis aller Einzelheiten des Vertrages, erhält der Käufer ein durch den Verkäufer unterzeichnetes und gestempeltes endgültiges Vertragsexemplar, welches durch den Käufer ebenfalls unterzeichnet und gestempelt werden muss. Zu diesem Zeitpunkt erhält der Käufer ebenfalls eine Proforma-Rechnung für die erste der vertraglich vereinbarten Lieferungen. Der Käufer kann an dieser Stelle einen Produktnachweis POP (Proof of Product) vom Verkäufer anfordern. So kann er den Vertrag sicher und legal unterzeichnen.
Jeder der direkt und indirekt an dem Prozess beteiligten Parteien erhält jeweils ein gezeichnetes Vertragsexemplar.

Wir weisen hiermit darauf hin, dass sich Verkäufer und Käufer möglicherweise in dieser Phase des Prozesses zum ersten Mal kennen, da bis zu diesem Zeitpunkt Vermittler eingesetzt werden können.

5. Eröffnung des LC (Letter of Credit)

Mit dem von beiden Parteien unterzeichnetem und gestempelten Vertrag und mit den vom Lieferanten übergebenen Dokumenten (Proforma-Rechnung und POP) ist der Käufer in der Lage, den LC (Letter of Credit) bei seiner Bank zu eröffnen. Bis wann dieser nach Vertragsunterzeichnung eröffnet sein muss, ist vertraglich geregelt. Die Regel liegt bei 5 Tagen nach Vertragsunterzeichnung.

Einige Lieferanten verlangen schon vor Vertragsunterzeichnung in einer früheren Phase des Prozessverlaufes (meist mit Einreichung eines ICPO) einen Akkreditiventwurf des Käufers, um Verzögerungen und Probleme, die sich nach Vertragsunterzeichnung ergeben könnten (Zahlung, Lieferung, etc.).